Les messages WhatsApp et Messenger pleuvent, les téléconférences s'enchaînent et les courriels se multiplient... Un autre mal accompagne cette période : la sursollicitation numérique.
Nombreux sont les Français actifs à se retrouver face à une situation inédite en télétravail et risquent la «surchauffe mentale», en ne sachant pas vraiment comment s'organiser seul à la maison, voire en ne pouvant pas gérer ce trop-plein d'informations. Une équipe de chercheurs et de psychologues vient de mettre en ligne gratuitement un guide pratique pour retrouver le contrôle. Un sujet sensible, car une mauvaise organisation face à toutes ces interruptions peut faire perdre 30 à 50 % de notre temps quotidien consacré au travail, précise cette étude.
La chaire «Talents de la transformation digitale» de Grenoble école de management (GEM) s'est ainsi penchée sur la sursollicitation numérique. Loin de remettre en cause nos échanges, ce guide entend surtout interroger les télétravailleurs du XXIe siècle pour leur apprendre à conserver efficacité et concentration. Car face à un tel afflux de données, la désorganisation guette. Entre autoévaluation de la situation et solutions pour y remédier, le document de 42 pages fourmille de conseils utiles.
Evaluer son organisation
En premier lieu, le guide invite à s'autoévaluer sur différents points. Est-ce que je laisse toutes les applis de messagerie (SMS, WhatsApp, Messenger...) et mes boîtes mails m'envoyer des notifications à chaque nouveau message ? Ai-je la pression dès que je reçois un courriel ? Ai-je une liste de destinataires prioritaires ? Est-ce que je réponds toujours du tac au tac ? Est-ce que j'écris des courriels (trop) complets ? Est-ce que je fais trop de tâches à la fois ?... De nombreuses questions doivent être abordées avant de se pencher sur les solutions proposées par le document.
définir ses priorités pour éviter le «multitasking»
Ce dernier révèle ainsi qu'il reste primordial de garder en tête la chose la plus importante à faire. Si cette question peut paraître évidente, beaucoup en perdent la réponse au fil de la journée. Il convient donc de se définir une priorité sur laquelle on doit ensuite s'organiser, sans s'en éloigner.
«Les outils numériques par lesquels transitent les informations urgentes se retrouvent très rapidement au centre de l’attention et accaparent une grande partie, voire toutes les ressources intellectuelles disponibles au détriment des capacités individuelles de stratégie et de planification de l’activité», préviennent les auteurs de ce guide.
Parmi les autres conseils d'organisation avancés, les chercheurs et psychologues recommandent de choisir ses sources d'informations, de limiter les applications qui nous envoient des notifications, de ne retenir pas plus de quatre ou cinq informations à la fois pour garder les idées claires et surtout de s'aménager des temps de travail sans interruption.
Enfin, profiter de ce temps de repos est aussi une clé pour repartir du bon pied. Lorsque l'attention de notre cerveau n'est pas sollicitée, marquer une pause en ne pensant à rien de particulier «lui permet notamment, d’organiser les connaissances, de réguler les émotions, de résoudre des problèmes complexes…», rappellent les auteurs.